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Send Email運用這些關鍵詞稱呼,才會顯得更有禮貌!

Send Email要如何稱呼才是最有禮貌!?

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每次send email時都會有個煩惱,就是開頭應該要如何稱呼了?可能大家會選擇用Dear Sir/Madam,但是其實有點過時且Out了,想要給人留下好印象,可以參考以下的方式哦!

【不知道對方是誰】

Greetings
如果是向公司 Email 作一般查詢([email protected]),不知道 Email 對象,用「Greetings」可以做到類似中文電郵開首「你好」的效果。

Dear [Department / Position]
如果你知道對象所屬的部門或職位,不妨以對方的部門或職位做開首,求職者可以用「 Dear Hiring Manager」或「 Dear Human Resources Department」

Hi there
Hi there」可以用在非正式 Email,尤其當對象是一大群受眾,例如用於電子報,Outreach Email及其他 Mass Email,如果正在用 Mail Merge 或其他 Mass Email 系統尤其好用,至少不會擔心錯稱謂。

【最好不要用】

Dear Sir or Madam
「 Dear Sir or Madam」算是過時的稱謂了,現在幾乎沒有人在用,因為這稱謂給人一種太正式及僵硬的感覺,不適合一般語境之餘,亦令人覺得沒有誠意,因為你連查一下對方的稱呼或所屬部門也懶得做。

To Whom It May Concern
「To whom it may concern」 直譯意思就是「相關的人請聽著」,一沒禮貌,二沒誠意。這個稱謂如用於一般查詢也還好,千萬不要用在求職 Email!你可以用 「Dear Hiring Manager」或「Dear [Company] Team] 。

【知道對象是誰,可以用】

Hi [Name],
除了最正式 Email,這個 Email 開首可用於一般商業溝通,同事間、跨部門或一般查詢也可以,外資公司溝通最通「Hi [Name]」這個稱呼。

Dear [Name],
「Dear [Name]」較 「Hi [Name]」感覺生硬,但最安全,適用於所有正式 Email 溝通,可用於個人或部門對象,例如「Dear Sophia」或「Dear Human Resources Department」。

注意:如果不清楚 Email 對象性別,最好使用全名,例如「Dear Taylor Water」,不要用 「Dear Ms. Water」或 「Dear Mr. Water」 搞錯人家性別可是非常尷尬。如果情況允許還是用 「Dear [First Name ]」吧。

資料來源:hk01

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